Komunitní materiály NC ORCID

A. Základní dokumenty

  1. Politika NC ORCID
  2. Smlouva o zajištění služeb ORCID

B. Workflow integrace ORCID

  1. Co je integrace ORCID
  2. Před samotnou integrací
  3. Vývoj vlastní integrace
  4. Více informací k integraci

C. Affiliation Manager

  1. Přidání afiliací pomocí CSV
  2. Získání odkazů pro udělení povolení
  3. Více informací k nástroji Affiliation Manager

D. ORCID a GDPR

E. Persistent Identifiers in the Context of Open Science

A. Základní dokumenty

Politika NC ORCID

Politika NC ORCID je dokument, který upravuje fungování NC ORCID. Definuje cíle NC ORCID a povinnosti NTK i uživatelů služeb NC ORCID. Řeší také financování služeb ORCID a které instituce mohou tyto služby využívat. V neposlední řadě je v politice ošetřena problematiky ochrany osobních údajů a prezentace a ukládání materiálů vytvořených v rámci NC ORCID. Plné znění politiky naleznete zde.

Smlouva o poskytování služeb ORCID

Pokud chce vaše instituce využívat služeb NC ORCID, musí podepsat Smlouvu o zajištění služeb ORCID. Smlouva definuje práva a povinnosti NTK při zajišťování služeb a práva a povinnosti instituce při využívání těchto služeb. Vzor smlouvy naleznete na https://doi.org/10.48813/3a2t-bw27.

Nedílnou přílohou smlouvy je Smlouva o vedení konsorcia ORCID a Smluvní podmínky (DOI: https://doi.org/10.48813/pa9v-v263) a Standardní smluvní doložky k přenosu osobních dat do zemí mimo EU (DOI: https://doi.org/10.48813/b8yj-t884).

B. Worflow integrace ORCID

Co je integrace ORCID?

ORCID nabízí dvě rozhraní API (Application Programming Interface), která umožňují systémům organizací připojit se k registru ORCID, sbírat ověřená ORCID iD, číst data z ORCID záznamů a příp. do nich přidávat informace. 

Některé funkce API jsou volně dostupné komukoli (Veřejná API), jiné jsou k dispozici pouze členským organizacím ORCID (Členská API). Každý si může zdarma vyzkoušet kterékoli z rozhraní API na testovacím serveru Sandbox.

Pozor! Jakákoliv akce, která mění osobní ORCID profil výzkumníka prostřednictvím integrace, musí být nejprve povolena ze strany jednotlivých výzkumníků. Výzkumník se musí přihlásit do svého profilu a dát vaši instituci oprávnění k provádění změn (např. k tomu, že jim můžete do profilu ORCID přidávat záznamy o jejich publikacích). Tím je zaručena správná shoda mezi uživateli a jejich iD a zároveň je zajištěno, že si uživatelé zachovají kontrolu nad svými záznamy.

Před samotnou integrací

Nejprve si ujasněte, k čemu chcete rozhraní API využít. Můžete:

  • sbírat a zobrazovat ve svých systémech autentizované ORCID ID,
  • přidávat informace na ORCID profily výzkumníků,
  • číst data z ORCID profilů,
  • synchronizovat výměnu informací mezi vaším systémem a ORCID.

!!! Pouze členové ORCID mohou přidávat informace na ORCID profily. Pokud ještě nejste členem ORCID a chtěli byste se jím stát, ozvěte se nám na orcid@techlib.cz

Pokud nemáte kapacity na integraci ORCID API, jako členové Národního centra ORCID můžete využít nástroj Affiliation Manager, díky kterému můžete na profily výzkumníků snadno přidat údaje o zaměstnání, vzdělání, kvalifikaci, zvaných pozicích, službách a členství.

Zjistěte, zda již využíváte systémy či služby, které již ORCID podporují. Certifikovaní poskytovatelé služeb ORCID dodržují osvědčené postupy integrace ORCID. Mezi tyto poskytovatele patří Crossref, DataCite , DSpace a Open Journal System. Univerzitní nakladatelství tak mohou využít integraci Crossref, časopisy běžící na OJS zas tuto integraci. Mnoho repozitářů publikací běží na DSpace a repozitáře dat zase využívají DataCite pro přidělování DOI. 

Rozmyslete si, jak budete o plánované integraci ORCID komunikovat se svými výzkumníky – co od nich budete potřebovat, jaké výhody pro ně budou mít a co budou muset udělat. Inspirací vám mohou být různé materiály od společnosti ORCID.

Vývoj vlastní integrace

Informujte nás o plánované integraci na orcid@techlib.cz. 

Vyvíjejte a testujte integraci pomocí testovacího serveru Sandbox. Jedná se o kopii registru ORCID, která obsahuje pouze testovací data. Vaše činnost tak nijak neovlivní data skutečná. Sandbox vám umožní si vyzkoušet členskou API pro čtení i zápis a aktualizaci údajů na profilech ORCID. Pro tyto účely si v Sandboxu vytváříte testovací uživatelské účty. To lze provést prostřednictvím uživatelského rozhraní, podobně jako v produkčním registru ORCID. Sandbox odesílá oznamovací e-maily pouze na e-mailové adresy Mailinator, proto je třeba si zde pro tyto účely zřídit účet.

Seznamte se s osvědčenými postupy integrace a ujistěte se, že splňuje minimální požadavky.

  • Používejte OAuth k ověřování ORCID iD. 
  • Na svých stránkách umístěte tlačítko nebo odkaz se značkou ORCID, který umožní autentizaci iD.
  • Zobrazte autorizační obrazovku OAuth podle pokynů ORCID.
  • Používejte HTTPS protokol pro přesměrování URI adresy svých stránek a pro spojení s rozhraním ORCID API .
  • Přijměte a uložte všechna data vrácená při výměně tokenů spolu s údaji uživatele ve svém systému.
  • Používejte vhodné rozsahy a metody požadavků.
  • Veřejně zobrazujte ověřené ORCID iD . iD by se měly zobrazovat podle pokynů ORCID.

Naplánujte si ukázku s týmem ORCID. Než bude vaše integrace spuštěna v produkčním registru ORCID, ORCID Engagement Team dvakrát zkontroluje, zda vše, co jste vytvořili v Sandboxu, bude fungovat i v produkčním registru.

Po schválení požádejte o pověření člena API.

Spusťte integraci a komunikujte s komunitou. Komunikace s uživateli v průběhu celého integračního procesu je stejně důležitá jako vývoj technologie. Výzkumníci musí být informováni o tom, co je ORCID, proč žádáte o přístup k jejich záznamu ORCID a co budete s jejich daty dělat. Navštivte stránku ORCID s informačními zdroji, kde najdete nápady, jak vytvořit komunikační kampaň týkající se vaší nové integrace. Nebo se podívejte na stránky jiných českých institucí – jejich přehled naleznete na https://identifikatory.cz/cs/sluzby/nc-orcid/.

Více informací k integraci

C. Affiliation Manager

Affiliation Manager je nástroj dostupný organizacím zapojeným do NC ORCID, který těmto organizacím umožňuje snadno přidávat údaje o afiliaci do profilů výzkumníků.

Affiliation Manager je dostupný v členském portálu ORCID (sekce Nástroje v horním menu), pro jeho využití je tedy potřeba mít do členského portálu přístup. Tento přístup mají hlavní i technický kontakt pro ORCID na dané instituci, kteří mohou případně povolit přístup i dalším osobám – prostřednictvím možnosti “Správa uživatelských účtů”  (Manage Users) v sekci “Správce” (Admin) v horním menu.

Pro užívání nástroje Affiliation Manager je třeba si zažádat o přístup prostřednictvím jednoduchého formuláře. 

Údaje o afiliaci lze pak na profily výzkumníků přidat dvěma způsoby – manuálně či prostřednictvím CSV. Pomocí CSV lze přidat afiliaci hromadně na velký počet ORCID profilů, proto popíšeme tuto možnost.

Přidání afiliací pomocí CSV

  1. Nejdříve je třeba připravit CSV soubor s požadovanými informacemi – nejjednodušší je využít vzorový soubor.
  2. Zkontrolujte, zda jsou jednotlivá pole v souboru CSV oddělena čárkami, nikoli středníky, protože to povede k chybám během procesu nahrávání. Pokud používáte Excel, může to být občas problém, zde naleznete návod na to, jak změnit typ oddělovače jednotlivých polí.
  3. Také si dejte pozor na správnou hodnotu identifikátoru ROR. Excel vám může udělat to, že pokud kopírujete ROR mezi jednotlivými řádky, zvyšuje hodnotu uvedeného čísla a ROR je pak neplatný. CSV se v takovém případě sice podaří do nástroje Affiliation Manager nahrát, vygenerují se vám i odkazy, na základě kterých vám vědci udělují svolení k přidání afiliace, nicméně objeví se chyba a afiliace na profily přidána nebude
  4. V členském portálu ORCID klikněte na Nástroje > Affiliation Manager (nebo navštivte https://member-portal.orcid.org/assertion).
  5. Vyberte možnost Importovat afiliace z CSV a nahrajte připravený soubor
  6. Jakmile bude soubor zpracován, obdržíte e-mail. E-mail obdržíte také pokud z nějakého důvodu došlo k chybě při zpracování souboru.
  7. V nástroji Affiliation Manager uvidíte seznam afiliací, které jste nahráli.

Získání odkazů pro udělení povolení

Protože výzkumníci mají plnou kontrolu nad svým profilem, je třeba od nich získat svolení k zapsání afiliace. Žádosti o udělení tohoto povolení je možné odeslat dvěma způsoby – požádat ORCID, aby žádost zaslal výzkumníkům do jejich schránky na ORCID profilu nebo si odkazy na udělení svolení stáhnout a odeslat je ručně. Doporučujeme druhou možnost, protože zvyšuje pravděpodobnost, že výzkumníci na žádost budou reagovat. Můžete tak přidat vlastní zprávu, vysvětlující, proč by vám měli souhlas  udělit, co jim to přinese a příp. i odkázat na vlastní materiály k ORCID a službám, které v této oblasti poskytuje vaše instituce (např. možnost automatické aktualizace publikací). Vzor takového e-mailu naleznete zde.

Můžete si stáhnout CSV soubor s e-mailovými adresami a odkazy na povolení pro ty výzkumníky, u kterých je v Affiliation Manager stav „nevyřízeno“ (Pending) nebo „oznámení odesláno“ (Notification requested).

  1. Klikněte na možnost Požádat o odkazy na povolení (Request permission links). Vygenerujete soubor CSV obsahující e-mailové adresy a odkazy na  oprávnění přizpůsobená pro každého jedinečného uživatele. Pokud má uživatel více afiliací, vygeneruje se pouze 1 odkaz.
  2. Pošlete odkazy uživatelům pomocí nástroje pro hromadnou korespondenci k vložení odkazu pro každého uživatele do příslušné šablony e-mailu.
  3. Poté, co uživatel klikne na odkaz pro udělení povolení, budou všechny afiliace přidružené k tomuto uživateli přidány do jeho ORCID záznamu a stav těchto afiliací se v nástroji Affiliation Manager se zobrazí jako „v ORCID“.

Více informací k nástroji Affiliation Manager

D. ORCID a GDPR

Na podzim 2022 proběhl webinář týkající se problematiky ORCID iD a GDPR. Cílem webináře bylo zmírnit obavy v oblasti nakládání s osobními údaji, zejména z převodu osobních údajů mimo EU či správy profilu pověřenými osobami a institucemi. Účastníci se nejdříve seznámili se základy fungování ORCID iD a se zásadami ochrany osobních údajů společnosti ORCID. Tyto zásady pak z pohledu českého a evropského práva na ochranu osobních údajů okomentoval JUDr. MgA. Jakub Míšek, Ph.D. z Ústavu práva a technologií Právnické fakulty Masarykovy univerzity.

Záznam z webináře je dostupný v institucionálním repozitáři NTK: https://doi.org/10.48813/qtb7-rj71

E. Persistent Identifiers in the Context of Open Science

V rámci EOSC Tripartite Event se 1. 6. 2023 konal workshop o perzistentních identifikátorech vedený zástupkyněmi ORCID a DataCite. Workshop se věnoval využití PIDs ve výzkumném cyklu. Podrobně seznámil s organizací ORCID poskytující identifikátor osob ORCID iD a s registrační agenturou DataCite, která přiděluje digitální identifikátor objektů DOI. Byly ukázány také příklady implementace PIDs ze zahraničí.

Záznam z webináře je dostupný v institucionálním repozitáři NTK: https://doi.org/10.48813/3prk-m383