Časté dotazy – ORCID - Identifikátory.cz

H. Affiliation Manager

A. Obecné

A1. Co je ORCID iD?

ORCID iD je zkratka pro „Open Researcher and Contributor IDentifier“.

Označuje především šestnáctimístnou kombinaci čísel (příklad: https://orcid.org/0000-0003-1395-0841), která je mezinárodně uznávána jako standard pro jedinečnou a trvalou identifikaci všech osob zapojených do výzkumných a publikačních procesů ve vědě.

ORCID iD je nezávislý na vydavatelích a institucích a výzkumní pracovníci jej mohou používat trvale. Trvalost ORCID iD a dostupnost databáze ORCID zaručuje stejnojmenná mezinárodně působící nekomerční organizace ORCID Inc.

A2. Kdo poskytuje ORCID iD?

Nezávislá, celosvětově působící nezisková iniciativa ORCID Inc. umožňuje registraci ORCID iD a spravuje registr ORCID. Společnost ORCID Inc. zajišťuje rozlišitelnost (Resolving) a dlouhodobou dostupnost (Persistence) ORCID iD a poskytuje veřejně přístupné aplikační programovací rozhraní (API) určené pro členy ORCID.

Společnost ORCID Inc. byla založena v roce 2012 a sídlí v Delaware v USA.

Více informací naleznete zde.

ORCID iD nejsou vydávány v rámci národního centra ORCID.

A3. Poskytuje národní centrum ORCID identifikátor ORCID iD?

Ne, cílem národního centra ORCID je podpořit užívání ORCID iD výzkumníky v ČR a zavádění ORCID na univerzitách a výzkumných institucích v ČR. Identifikátor ORCID iD si lze snadno zaregistrovat na adrese https://orcid.org/register.

A4. Jak získám ORCID iD?

Kdokoli si může bezplatně zaregistrovat ORCID iD na adrese https://orcid.org/register. Osobní ORCID iD je spojeno s profilem ORCID a záznamem ORCID. Identifikátor ORCID je vždy veřejně viditelný. Viditelnost všech ostatních informací v záznamu ORCID lze omezit → Nastavení viditelnosti.

A5. Jak je ORCID iD strukturováno?

Identifikátor ORCID iD se skládá z 16místné kombinace číslic. Jako součást webové adresy odkazuje na záznam ORCID dané osoby. Příklad: https://orcid.org/0000-0003-1395-0841

A6. Co je třeba zohlednit při vytváření profilu na ORCID?

V záznamu uveďte všechny varianty svého jména, případně i své dívčí jméno.
Pokud je to možné, propojte se svým záznamem ORCID další osobní identifikátory, jako je ID výzkumného pracovníka na Web of Science nebo ID autora ve Scopus. Pokud udělíte příslušná práva, můžete umožnit výměnu dat mezi různými systémy.
Dejte oběma agenturám pro registraci DOI – CrossRef a DataCite povolení k automatickému importu vašich nových publikací do vašeho záznamu ORCID. Předpokladem je, že ORCID iD je již uvedeno v metadatech publikace.
Používejte své ORCID iD v každodenním vědeckém životě, zejména při kontaktu s vydavateli a výzkumnými organizacemi, ve svých publikacích, na svých webových stránkách, v e-mailech, při získávání finančních prostředků, na kongresech, na přednáškách, …
Další tipy, jak využít svůj profil na ORCID, najdete zde.

A7. Co musím zohlednit při zobrazování ORCID iD?

Pokyny pro značku ORCID (Inc.) definují, jak správně používat název, iD, logo atd. ORCID iD by se měl zobrazovat jako kompletní URI hypertextový odkaz. V ideálním případě by měla být před URI umístěna ikona ORCID iD. Ikonu lze stáhnout v různých verzích prostřednictvím služby Figshare. Logo a ikona ORCID by neměly být upravovány ani měněny.

Příklad: https://orcid.org/0000-0003-1395-0841.

Logo člena ORCID mohou používat všichni členové.

A8. Proč bych si měl/a pořídit ORCID iD?

ORCID iD umožňuje výzkumným pracovníkům spolehlivě spojit své jméno s jejich publikacemi, pracovištěm nebo financující organizací a odlišit se od jiných výzkumných pracovníků, kteří mohou provádět výzkum pod stejným jménem ve stejné oblasti nebo ve stejné instituci. To přispívá ke zviditelnění a nalezení vlastních vědeckých příspěvků. Další výhody → ORCID pro výzkumné pracovníky

Z toho mají prospěch nejen výzkumní pracovníci, ale i instituce: Členové vlastní instituce mohou být jednoznačně a trvale identifikováni, aniž by duplicitní jména, změny jmen nebo transliterace představovaly problém pro správné přiřazení k instituci. Lze zajistit, aby publikace výzkumných pracovníků, kteří v té době patřili k dané instituci, byly jasně přiřazeny této instituci.

Další výhody vznikají, když instituce integrují ORCID do svých systémů prostřednictvím API (viz → ORCID pro instituce).

A9. Jak je zajištěna pravost ORCID iD?

Při registraci ORCID iD je třeba uvést platnou e-mailovou adresu. Ověření účtu se provádí pomocí odkazu zaslaného e-mailem na tuto adresu. Adresa je uložena jako hlavní adresa pro přihlášení k záznamu ORCID.

Pravost iD může být zajištěna pomocí Oauth, pokud k tomu výzkumní pracovníci po přihlášení do ORCID autorizují své vědecké instituce.

Abyste měli vždy přístup ke svému osobnímu záznamu ORCID, např. i po změně zaměstnání, doporučujeme uložit do záznamu ORCID alespoň dvě e-mailové adresy. Více informací o této problematice naleznete zde.

A10. Lze ORCID iD vymazat?

Profil ORCID může uživatel (držitel záznamu) kdykoli deaktivovat. ORCID zašle na hlavní e-mailovou adresu uživatele e-mail s žádostí o souhlas s deaktivací.

Jelikož je ORCID iD jedinečné a trvalé iD, nelze jej smazat ani znovu přidělit. Pokud je účet deaktivován, hlavní používaná e-mailová adresa a s ní spojený ORCID iD zůstávají uloženy v ORCID, aby bylo možné jej později znovu aktivovat. V profilu ORCID se u deaktivovaného profilu již nezobrazují žádné osobní údaje kromě ORCID iD. Po deaktivaci účtu není možné vytvořit nový účet se stejnou e-mailovou adresou. Tím se vyhnete duplicitám. V případě duplicitního účtu by mělo být místo deaktivace provedeno sloučení (viz → Co se stane, když má někdo dva profily ORCID?).

A11. Co se stane, když má někdo dva záznamy ORCID?

Při registraci ORCID iD je třeba uvést e-mailovou adresu. Pokud je pro novou registraci použita stejná e-mailová adresa, je osoba přímo informována, že s touto e-mailovou adresou je již spojeno ORCID iD, a je pak přesměrována na původní účet (záznam ORCID).

Pokud existují duplicitní účty, lze tyto záznamy ORCID sloučit. Vzhledem k tomu, že ORCID iD jsou trvalé identifikátory, iD se při slučování nesmaže, ale pouze odkazuje na záznam uvedený jako hlavní záznam. Uživatelé ORCID mohou záznamy slučovat sami, pokud si pamatují všechny přihlašovací údaje. Pokud tomu tak není, kontaktujte prosím tým podpory ORCID.

Příklad:

Jan Novák se chce zaregistrovat pro ORCID iD. Při registraci musí zadat svou e-mailovou adresu. Pokusí se zaregistrovat pomocí e-mailové adresy své instituce jan.novak@univerzita.cz

Pokud si Jan Novák již zaregistroval ORCID iD s touto e-mailovou adresou, ORCID ho o tom informuje a on se může přihlásit přímo ke svému záznamu ORCID. Pokud zapomněl své heslo, může si prostřednictvím odkazu „Zapomenuté heslo“ vyžádat nové heslo. To mu bude zasláno e-mailem.

Pokud Jan Novák pracuje v nové instituci, jeho e-mailová adresa se změní na jan.novak@vyzkumnyustav.cz. Může propojit svůj ORCID iD s několika e-mailovými adresami a nastavit svou novou adresu jako hlavní.

Jan Novák si vytvořil záznam ORCID se soukromou i institucionální e-mailovou adresou. Chce spojit své dva záznamy. Za tímto účelem se přihlásí k záznamu, který chce zachovat, a v části Nastavení účtu vybere možnost Odstranit duplicitní záznam. Zde zadá ORCID iD duplicitního záznamu nebo e-mailovou adresu, kterou použil k vytvoření záznamu ORCID. Poté klikne na možnost „Odstranit duplicitní záznam“. Záznam není smazán, ale je veden jako zastaralý účet, který odkazuje na aktivní záznam ORCID Jana Nováka (viz příklad: https://orcid.org/0000-0001-6151-2200).

A12. Je webová stránka nebo registr ORCID k dispozici také v češtině?

Ano, ORCID usiluje o to, aby byly informační webové stránky ORCID k dispozici v různých jazycích. Jazyk zobrazení si lze snadno vybrat v nabídce v pravém horním rohu stránky.

B. Funkcionality ORCID

B1. Co je funkce Hledat a odkazovat (Search & Link)?

„Hledat a odkazovat“ je vyhledávací a propojovací nástroj vyvinutý členskými organizacemi ORCID, který umožňuje snadno importovat publikace a další informace o výzkumu z jiných databází do záznamu ORCID. Proces propojení lze aktivovat na webových stránkách ORCID nebo na webových stránkách organizace.

Zde je podrobnější popis fungování nástroje „Hledat a odkazovat“ a organizací, které jej nabízejí.

Metoda „Hledat a Odkazovat“ je metodou, kterou ORCID doporučuje k doplnění záznamu ORCID. Usnadňuje přidávání děl, zajišťuje, že údaje o díle získáváte přímo z „původního zdroje“, takže jsou přesné, a umožňuje přidávat informace o přispěvatelích, což jinými metodami není možné.

B2. Jak mohu do svého záznamu ORCID přidat díla z jiných databází?

ORCID nabízí několik způsobů, jak přidat díla do záznamu ORCID:

Přidávání prací prostřednictvím služby Search & Link („Search & link“).
Ruční přidání DOI díla („Přidat DOI“)
Ruční přidání práce prostřednictvím PubMed ID („Přidat PubMed ID“)
Přidání práce prostřednictvím BibTex („Přidat BibTex“)
Ruční přidání („Přidat ručně“)

Více informací o tomto tématu najdete zde.

B3. Mohu ke svému záznamu ORCID přidat další identifikátory osoby?

Ano, k záznamu ORCID lze přidat další identifikátory, například ResearcherID nebo Scopus Author ID.

Některé identifikátory se propojují při přidávání děl prostřednictvím osobního záznamu ORCID pomocí funkce → Search & Link. Seznam příslušných identifikátorů naleznete zde.

B4. Jak se výstupy s DOI automaticky dostanou do mého záznamu ORCID?

Pověřte Crossref a/nebo DataCite – zavedené agentury pro registraci DOI výzkumných publikací – aby automaticky aktualizovaly váš záznam, když publikujete publikaci a/nebo datovou sadu. Crossref vás požádá o svolení po přijetí vašeho příspěvku. Vyhledejte e-mail od společnosti Crossref a po výzvě k autorizaci aktualizace svého záznamu se přihlaste do svého profilu ORCID. Funkci automatické aktualizace DataCite můžete aktivovat sami, bez ohledu na proces publikování. Stačí nastavit profil DataCite a aktivovat funkci automatické aktualizace ORCID. Poté bude váš záznam ORCID automaticky aktualizován pokaždé, když bude zveřejněna některá z vašich prací. Jako zdroj informací bude v záznamu uveden Crossref nebo DataCite. Váš záznam bude často aktualizován ještě před zveřejněním položky!

Více o automatické aktualizaci Crossref zde.

Více o automatické aktualizaci DataCite zde.

Více o automatické aktualizaci na ORCID zde.

C. ORCID a organizace

C1. Jak mohu informovat o službě ORCID ve své instituci?

Samotná technická implementace ORCID nevede automaticky k jeho používání ve vědeckých institucích. Důležitým opatřením pro šíření identifikátoru ve vlastní instituci je komunikace výhod ORCID pro výzkumné pracovníky a propagace vlastní integrace. ORCID proto doporučuje vypracovat komunikační koncepci vlastní instituce již v rané fázi. ORCID také nabízí řadu informačních materiálů. Materiály jsou volně použitelné a licencované pod licencí Creative Commons CC0.

C2. Jaké údaje o afiliaci používá ORCID?

Kromě metadat o publikacích obsahuje databáze ORCID také informace o afiliaci, například o zaměstnaneckém poměru (sekce Zaměstnání). V záznamu ORCID je uveden název a umístění organizace, datum začátku afiliace a osoba, která informace do vašeho záznamu přidala.

ORCID používá k výběru organizací identifikátory organizací, jako je komerční Ringgold ID a ROR. Každá organizace je spojena s jedním nebo více identifikátory; systém ORCID automaticky vrací nejčastější verzi názvu organizace spojenou s nejčastějším identifikátorem v systému. Více informací o zadávání zaměstnání najdete zde.

C3. Z jakých důvodů chtít přístup k záznamům ORCID vašich výzkumných pracovníků?

Pokud uživatelé ORCID využijí možnosti potvrdit vaši organizaci jako „důvěryhodnou organizaci„, budete moci získat jejich ORCID iD, číst jejich záznamy ORCID nebo aktualizovat záznamy ORCID prostřednictvím rozhraní ORCID API. Pouze členské organizace ORCID mohou číst data, jejichž nastavení viditelnosti je „důvěryhodné strany“ (tzn. důvěryhodné organizace či jednotlivci), nebo aktualizovat záznamy ORCID.

Pokud vám uživatelé dají souhlas, můžete například potvrdit afiliaci v sekci zaměstnání v záznamu ORCID. Potvrzené informace o afiliaci se pak zobrazí v záznamu ORCID.

Pouze se souhlasem držitele záznamu lze vyměňovat údaje mezi databází ORCID a systémy vlastní instituce → viz také API pro členy a zde.

V nastavení záznamu ORCID lze kdykoli zjistit, jaká oprávnění mají jednotlivé organizace. Držitel záznamu je může kdykoli odvolat.

C4. Změnil jsem zaměstnání (ústav/instituci). Co se stane s mým záznamem ORCID?

Abyste měli vždy přístup ke svému záznamu ORCID, doporučujeme uložit do záznamu ORCID alespoň dvě e-mailové adresy, například institucionální e-mailovou adresu a osobní e-mailovou adresu. Tímto způsobem se můžete k záznamu ORCID přihlásit více způsoby a zajistit si přístup k záznamu ORCID i v případě, že změníte zaměstnání. Informace o tom, jak uložit druhou poštovní adresu do záznamu ORCID, najdete zde. Pokud znáte své heslo a své ORCID iD, můžete se do svého záznamu ORCID přihlásit i v případě, že vaše institucionální e-mailová adresa již byla deaktivována. Zde je popsáno, jak to funguje.

C5. Je ORCID iD na některých univerzitách v ČR povinný?

Ano, některé univerzity vyžadují po svých publikujících autorech z řad akademiků i studentů, aby používali identifikátor ORCID iD. Zde jsou některé příklady:

MENDELU: Nařízení Rektora 1/2021 ukládá povinnost zaměstnancům a studentům publikujícím výsledky VaV povinnost založit si ORCID iD a vyplnit a pravidelně aktualizovat profil ORCID. Své identifikátory musí nahlásit na určenou e-mailovou adresu;
UK: povinnost založit si ORCID iD je ošetřeno Opatření rektora č. 40/2021;
UTB: povinnost mít zřízen ORCID iD řeší Rozhodnutí Rektora č. 3/2019;
VŠB-TUO: vytvoření autorského identifikátoru ORCID iD pro účely vykazování výsledků VaV v systému OBD je regulováno v řízeném dokumentu Navádění výsledků výzkumu a vývoje do RIV prostřednictvím OBD;
VŠE: postup vytvoření, správy a používání vědeckých identifikátorů upravuje Příkaz Rektora 01/2019
VŠCHT: povinnost si založit ORCID iD všech zaměstnancům a studentům vykazujícím výsledky vědecké, výzkumné a další tvůrčí činnosti ukládá Směrnice A/S/961/2/2021 Evidence výsledků tvůrčí činnosti zaměstnanců a studentů
VUT: Pokyn č. 5/2018 Autorské identifikátory ukládá autorům vykazovaných výsledků povinnost zřídit si ORCID iD a vložit jej do informačního systému univerzity.

C6. Proč by měla instituce shromažďovat ověřená ORCID iD?

ORCID se snaží umožnit transparentní a důvěryhodné spojení mezi výzkumnými pracovníky, jejich příspěvky a jejich příslušností poskytováním jedinečného trvalého identifikátoru, který mohou jednotlivci používat, když se zapojují do výzkumných, vědeckých a inovačních aktivit. Spojení správného ORCID iD se správným výzkumníkem je kritickým krokem při budování důvěryhodnosti ORCID v širším vědeckém komunikačním ekosystému. Z tohoto důvodu ORCID neumožňuje ruční sběr nebo vkládání ORCID ID v jakémkoli pracovním postupu, kde je možné shromažďovat ORCID iD přímo od samotných držitelů záznamů.

Výzkumníci mohou snadno a bezpečně sdílet své ORCID ID se systémy, se kterými interagují, což dokazuje, že vlastní ORCID iD. Tyto systémy pak mohou sdílet informace o výzkumných aktivitách s jinými systémy, což vytváří řetězec ověřených a důvěryhodných tvrzení o výzkumných aktivitách. Konečným výsledkem je, že správná osoba je spojena se správnými činnostmi v širokém spektru pracovních toků vědeckých informací.

D. Národní centrum ORCID

D1. Komu jsou určeny služby národního centra ORCID?

Služby NC ORCID jsou určeny vysokoškolským institucím, výzkumným organizacím a výzkum financujících agenturám, které integrují ORCID iD do svých systémů a podporují široké a efektivní využívání tohoto perzistentního identifikátoru výzkumníky v ČR.

D2. Jaké jsou výhody národního centra ORCID?

Jako uživatelé služeb NC ORCID mají instituce přístup k plným funkcím prémiového členství ORCID za snížený poplatek. Jedná se především o možnost využít integraci až do 5 různých systémů v rámci jedné instituce. Kromě toho je k dispozici nástroj Affiliation Manager, který umožňuje snadno přidávat do profilů autorů afiliaci příslušné organizace. Organizace užívající služby NC také dostávají prioritní administrativní, technickou i právní podporu ze strany ORCID a NTK.

D3. Kolik stojí služby národního centra?

V letech 2023-2028 bude provoz NC ORCID financován z projektu CARDS – tzn., že členské poplatky u ORCID hradí NTK. V projektu se počítá s postupným zvyšováním počtu organizací. NTK si v rámci trvání projektu vyhrazuje právo změny výše podpory – tzn., pokud finance z projektu nevystačí na úhradu členských poplatků v plné výši, bude vyžadována finanční spoluúčast institucí. O změně financování bude NTK organizace informovat nejpozději do 31. 12. předcházejícího roku.

D4. Jak můžete začít využívat služeb národního centra ORCID?

Služby NC ORCID lze každoročně začít využívat ve dvou termínech, které budou ohlášeny s dostatečným předstihem.

Přečtěte si informace pro zájemce a oznamte nám svůj zájem prostřednictvím e-mailu orcid@techlib.cz.

Zástupce NC vám e-mailem zašle všechny potřebné informace a dokumenty.

D5. Co je Premium Member Report a jak tato data smysluplně interpretovat?

Organizace využívající služeb NC ORCID dostávají měsíční „Premium Member Report“, ve kterém si mohou prohlédnout statistiky ORCID své instituce. Tyto zprávy jsou uloženy na Google Disku.

Zpráva se skládá z následujících polí:

Pole	Význam
Email domain counts	Počet jedinečných ORCID iD registrovaných k e-mailovým doménám instituce. Pokud má instituce aktivní integraci, zobrazí se také počet ORCID iD registrovaných k e-mailovým doménám instituce, u kterých je instituce důvěryhodnou organizací.
Total new registrations	Počet osob spojených s institucí, které si zaregistrovaly nové ORCID iD v rámci procesu připojení iD prostřednictvím institucionálního systému. Toto číslo se vztahuje k měsíci, za který se zpráva podává.
Total integration users	Počet osob v instituci, které využily integraci k připojení svého ORCID iD k institucionálnímu systému (např. repozitáři nebo systému CRIS). Toto číslo se vztahuje k měsíci sestavy.
Integration users	Grafické znázornění počtu osob, které použily integraci za den. Toto grafické znázornění se vztahuje k měsíci sestavy.
Actions taken by users	Informace o akcích provedených při připojení ORCID iD k systému (např. autorizace, nová registrace, přihlášení). Tato informace se vztahuje k měsíci sestavy.
Users by country	Země, ze kterých bylo k integraci přistupováno. Tyto údaje jsou odvozeny z IP adresy počítače.

Pokud instituce ještě nemá aktivní integraci, zpráva uvádí počet jedinečných ORCID iD registrovaných k e-mailovým doménám instituce.

D6. Ukončení využívání služeb národního centra ORCID

Přestat využívat služby NC ORCID je možné každý rok. Za tímto účelem zašlete NTK 90 dní před datem obnovení oznámení o odstoupení od smlouvy (do 3. 3.).

E. Integrace

E1. Jaké kroky je třeba podniknout pro úspěšnou integraci?

Přečtěte si technickou dokumentaci ORCID a rozhraní ORCID API.
Požádejte o přístup k Sandbox, abyste mohli projít a optimalizovat technickou implementaci v testovacím prostředí (ORCID Sandbox). Sandbox odesílá oznamovací e-maily pouze na e-mailové adresy Mailinator, proto je třeba si zde pro tyto účely zřídit účet.
Rozhodněte se, jak chcete rozhraní API používat a jaká oprávnění jsou vyžadována.
Představte svou integraci a otestujte, zda jsou implementovány osvědčené postupy.
Požádejte o produkční přístupové údaje.

Možné integrační postupy jsou popsány na webových stránkách ORCID.

E2. Jak se liší Premium Member API od Basic Member API a Public API?

Veřejné rozhraní API je k dispozici všem registrovaným v ORCID, a tedy i institucím, které nejsou členy ORCID. Veřejné rozhraní API lze použít k ověřování výzkumných pracovníků a k vyhledávání a získávání veřejných údajů ze záznamů ORCID výzkumných pracovníků.

Rozhraní API pro členy (Basic a Premium) umožňuje institucím ověřovat výzkumné pracovníky, přistupovat k informacím pouze pro čtení (Trusted Data) a se souhlasem výzkumníků upravovat a aktualizovat jejich záznamy ORCID.

E3. Jak rozhraní API funguje?

Pro integraci poskytuje ORCID kromě své podpůrné služby také rozsáhlou technickou dokumentaci a popisy osvědčených pracovních postupů.

Výukové materiály k rozhraní ORCID API se zabývají technickými detaily, např.

E4. Které systémy podporují integraci ORCID?

Rozhraní ORCID API lze implementovat do celé řady systémů. Řada komerčních i nekomerčních poskytovatelů podporuje integraci ORCID out-of-the-box. Funkce ORCID a používané konfigurační kroky se liší v závislosti na systému. V roce 2020 ORCID také spustil program certifikace poskytovatelů služeb. Certifikace poskytovatelů služeb slouží k posílení užší spolupráce mezi poskytovateli a ORCID s cílem podpořit otevřené standardy a interoperabilitu. Aktuálně certifikovaná softwarová řešení jsou pro komunitu ORCID viditelně uvedena na webových stránkách ORCID v části ORCID Certified Service Providers.

E5. Poskytuje ORCID testovací prostředí pro vyzkoušení členského API nebo pro demonstraci registrace nového ORCID iD?

Ano, ORCID k tomuto účelu poskytuje tzv. testovací server Sandbox. Jedná se o kopii registru ORCID, která obsahuje pouze testovací údaje. Je navržen tak, aby poskytoval prostor pro vyzkoušení věcí, aniž by ovlivnil skutečné ORCID iD, zejména při práci s rozhraním ORCID API. Zde lze vytvářet uživatelské účty a testovat volání API v Sandbox bez obav z ovlivnění produkčních dat nebo náhodného spamování výzkumníků.

Pro testování členského rozhraní API v Sandbox není nutné být členem ORCID. Všichni mohou požádat o přístupové údaje k členskému rozhraní API v Sandbox a vyzkoušet si všechny funkce členského rozhraní API.

Sandbox je také vhodné k registraci ORCID iD nebo k demonstraci přidávání děl do záznamu ORCID, např. během online semináře.

Více informací naleznete zde.

E6. Jsou k dispozici vzorové pracovní postupy pro integraci?

Ano. Tato webová stránka nabízí výběr modelových pracovních postupů pro integraci ORCID.

F. Právní aspekty a ochrana údajů

F1. Jak ORCID ručí za ochranu osobních údajů?

ORCID dodržuje obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a klade velký důraz na zákony o ochraně osobních údajů. Kromě toho jsou postupy ochrany údajů v ORCID založeny na třech úrovních otevřenosti a ochrany (každý – veřejný, důvěryhodný – omezený přístup a pouze já – soukromý), které jsou vždy stanoveny jednotlivými výzkumnými pracovníky.

K tématu ORCID a GDPR proběhl webinář, v rámci kterého byly zásady ochrany osobních údajů společnosti ORCID okomentovány z pohledu českého a evropského práva. Záznam z webináře je dostupný na adrese https://doi.org/10.48813/qtb7-rj71.

F2. Co jsou důvěryhodné strany (organizace a jednotlivci)?

„Důvěryhodné strany“ jsou organizace nebo jednotlivci, kteří mají přístup k záznamům ORCID výzkumníka. V závislosti na typu přístupu může důvěryhodná strana číst a/nebo upravovat záznamy ORCID.

Zrušení práva na úpravu nebo přenos je možné kdykoli prostřednictvím nastavení účtu ORCID.

F3. Kde a jak dlouho uchovává ORCID data?

ORCID uchovává údaje po dobu, po kterou je účet aktivní, nebo po dobu potřebnou k poskytování služeb, včetně reaktivace. (Zásady ochrany osobních údajů ORCID, oddíl 9.2). Po reaktivaci účtu uloží ORCID kryptograficky zaheslovanou podobu e-mailu (Zásady ochrany osobních údajů ORCID, oddíl 7.0) a ORCID iD. Všechny ostatní informace vztahující se k tomuto iD (například jméno) jsou z registru odstraněny.

Data jsou uložena pomocí služeb společnosti Rackspace se zálohováním v Irsku.

F4. Prošel ORCID oficiálním posouzením ochrany údajů?

Ano. V rámci projektu ORCID DE pověřila Německá výzkumná agentura advokátní kancelář iRights.Law, aby provedla posouzení ochrany údajů s názvem „ORCID z pohledu ochrany údajů“, které ukazuje mnoho způsobů, jak ORCID v této oblasti nastavuje vysoké standardy. Celé hodnocení je k dispozici.

F5. Jak mohu nastavit viditelnost záznamu ORCID?

Nastavení viditelnosti informací uložených v záznamu ORCID lze upravit granulárně, např. na úrovni jednotlivých publikací. Všechna metadata v záznamu ORCID mohou být automaticky předána do systémů pracoviště, výzkumné organizace nebo vydavatele v závislosti na zvoleném nastavení viditelnosti. Nastavení viditelnosti lze nastavit na jednu ze tří úrovní: otevřená („everyone“), důvěryhodné instituce či osoby (“trusted parties”) nebo pouze pro samotného výzkumníka („only me“). Více informací naleznete zde.

Všechna registrovaná ORCID iD jsou volně přístupná a lze je vyhledávat v registru ORCID – databázi ORCID.

Obecně platí, že jednotlivý výzkumný pracovník si vždy zachovává plnou kontrolu nad údaji v záznamu ORCID, mimo jiné kvůli výše uvedenému nastavení viditelnosti. Své údaje mohou také kdykoli vymazat ze svého vlastního záznamu ORCID.

F6. Jaké právní aspekty je třeba zohlednit při používání služby ORCID?

Právní stanovisko k ORCID zveřejněné v roce 2017 bylo pozitivní:

ORCID podporuje právo uživatelů na informační sebeurčení prostřednictvím svých funkcí ochrany soukromí.
Uživatelé si mohou kdykoli prohlédnout svůj profil prostřednictvím systému správy identit řízeného uživatelem a určit, který obsah je možné vyhledávat pro třetí strany, která data jsou zpracovávána a kdo k nim má přístup.
ORCID je založen na otevřeném softwarovém systému, jehož zdrojový kód je přístupný všem.
Konsorciální struktura ORCID se skládá z různých subjektů a není zisková.

Informace o ochraně údajů a nastavení soukromí jsou uvedeny v Zásadách ochrany osobních údajů ORCID.

F7. Které vnitrostátní právo a jurisdikce se vztahuje na Standardní smluvní doložky EU (SCC)

Jako mezinárodní nezisková organizace potřebuje ORCID snížit složitost, a proto si pro všechny SCC zvolila irské právo. Bohužel nemůžeme přizpůsobit SCC příslušným soudním rozhodnutím ve vnitrostátním právu. Komise EU umožňuje ORCID zvolit si pro SCC vnitrostátní právo a jurisdikci členského státu EU.

F8. Proč SCC rozlišuje mezi odpovědností správce vůči správci a správce vůči zpracovateli za zpracování údajů?

Odpovědnosti za zpracování údajů jsou zřejmé z rozdílného používání rozhraní API a členského portálu. API se používá s výslovným souhlasem držitele záznamu k aktualizaci údajů v záznamu ORCID. Za data v tomto případě odpovídá ORCID (správce), nikoli však zpracovatel.

Portál pro členy však nabízí také službu – Affiliation Manager, kde jsou údaje nahrány a uloženy a poté odeslány do registru ORCID. V tomto případě je zpracovatelem ORCID.

Affiliation Manager není ve SCC výslovně zmíněn, protože je pouze produktem ORCID a další funkce mohou být vyvinuty.

G. Kontakty

G1. Které kontaktní osoby jsou nezbytné a proč?

Národní centrum ORCID i společnost ORCID vyžadují, aby kontaktní osoby zastupovaly jednotlivé instituce využívajících služeb NC ORCID i ORCID a jednaly jejich jménem. Existují různé role a typy komunikace. Dva hlavní typy kontaktních osob jsou:

Hlavní kontaktní osoba
Kontaktní osoba pro technické záležitosti

Pro každou roli může být nutné určit jinou osobu. Zvolení vhodné osoby je na vaší instituci a závisí na tom, jak jsou nastaveny různé podpůrné služby a které osoby se podílejí na implementaci ORCID. Kontaktní osoby mohou například pracovat v knihovně, výzkumné kanceláři nebo IT oddělení. Následující otázky a odpovědi mají vysvětlit úlohu kontaktních osob a pomoci vám s výběrem vhodné osoby.

G2. Jaká je role hlavní kontaktní osoby?

Kontaktní osoba je schopna ve vaší instituci zajišťovat komunikaci týkající se ORCID a na základě této komunikace jednat. Mělo by se jednat o někoho spolehlivého, kdo bude vyřizovat příslušnou korespondenci a odpovídat. Hlavní kontaktní osoba zastupuje instituci v záležitostech týkajících se licenčních povinností a členských práv (např. hlasování) a může jednat jménem instituce.

Hlavní kontaktní osoba bude dostávat oficiální korespondenci od ORCID a NTK. Jedná se o každý měsíc zasílaný zpravodaj ORCID (obsahující odkazy na statistiky instituce), veškerá důležitá oznámení od ORCID, např. týkající se bezpečnosti nebo problémů se službami, pozvánky na akce od NTK, oznámení o nových iniciativách nebo změnách služeb od NTK i ORCID.

Hlavní kontaktní osoba bude od ORCID dostávat zejména sdělení týkající se hlasovacích práv spojených s využíváním služeb ORCID. Ačkoli je hlasujícím obvykle hlavní kontaktní osoba, může tuto odpovědnost delegovat na jinou osobu, pokud si to přeje.

Hlavní kontaktní osoba musí být schopna vyřídit všechny dotazy týkající se postupu implementace ORCID ve vaší instituci (buď přímo odpovědět, nebo předat dotaz dál). Musí být schopna informovat o tom, které institucionální systémy se připojují k rozhraní ORCID API a které typy transakcí jsou v dané instituci povoleny. K jejím úkolům může patřit propagace ORCID u ostatních zaměstnanců nebo podávání zpráv o používání ORCID interním nebo externím subjektům. Bude požádána, aby spolupracovala s ORCID a NTK v souvislosti s různými iniciativami nebo hodnotícími procesy.

Typy sdělení, které bude hlavní kontaktní osoba dostávat:

měsíční zpravodaj ORCID
e-mailové zprávy od ORCID týkající se hlasování
e-mailové zprávy od NTK o akcích pořádaných NTK pro uživatele služeb národního centra
průzkumy
žádosti nebo informace o nových iniciativách
úvodní informace pro instituce nově využívající služeb ORCID

Příklady pracovních pozic osob, které zastávají roli hlavní kontaktní osoby: manažer pro výzkumná data, vedoucí rešeršních služeb knihovny, koordinátor digitálních služeb knihovny, knihovník pro podporu výzkumu, správce knihovních systémů, specialista pro otevřený přístup a repozitáře, hlavní poradce pro strategii, výzkum a inovace.

G3. Jaká je role kontaktní osoby pro technické záležitosti?

Když organizace začne využívat služeb ORCID, provádí integraci, aby mohla používat rozhraní ORCID API, nebo se připojí pomocí systému dodavatele (například CRIS). Pro přístup k rozhraní API jsou zapotřebí přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo). Kontaktní osoba pro technické záležitosti bude mít na starosti žádost o přihlašovací údaje, správu přístupových údajů API pro aplikace a popis integrace a bude rovněž hlavní kontaktní osobu pro případné technické dotazy ze strany ORCID. Bude například kontaktována v případě odstávek, změn rozhraní API, podezřelé aktivity nebo zjištěných neobvyklých vzorců apod.

U institucí, které používají CRIS nebo repozitář pro připojení k ORCID, bývá obvykle kontaktní osobou pro technické záležitosti osoba odpovědná za tyto systémy. V institucích, které vytvářejí vlastní interní integraci, bývá touto kontaktní osobou obvykle vývojář odpovědný za přípravu a provádění integrace. V obou těchto případech může tuto úlohu převzít vedoucí pracovník nebo manažer IT, který dohlíží na různé IT systémy.

Kontaktní osoba pro technické záležitosti bude přihlášena k odběru zpravodaje ORCID. Důrazně se doporučuje, aby se kontaktní osoby pro technické záležitosti rovněž přihlásily k odběru skupiny uživatelů ORCID-API, kde jsou zveřejňována oznámení o změnách a plánovaných aktualizacích rozhraní API a kde lze ostatní uživatele rozhraní API požádat o pomoc. Hlavním kontaktním místem pro technické dotazy institucí využívajících sužeb NC ORCID by měl být vždy koordinátor NC ORCID (orcid@techlib.cz), který je výchozím bodem, odkud jsou dotazy podle potřeby předávány dál.

Příklady sdělení zasílaných kontaktním osobám pro technické záležitosti:

předem zasílané oznámení změn nebo aktualizací rozhraní API
žádosti o informace o typu a verzi systémů připojených k ORCID
dotazy týkající se přihlašovacích údajů

G4. Můžeme mít další kontaktní osoby?

Další kontaktní osoby lze na požádání přidat jako sekundární kontakty, které mohou případně rovněž dostávat zpravodaj ORCID (tento požadavek prosím uveďte konkrétně). Instituce se občas rozhodnou přidat interní seznam adresátů, kteří jsou jako skupina společně odpovědní za určitý systém nebo proces.

G5. Jak informovat NTK a ORCID o kontaktních osobách v naší instituci?

Po potvrzení zájmu o využívání služeb NC ORCID bude organizace kontaktována NTK s žádostí o uvedení hlavní kontaktní osoby. Uvedená kontaktní osoba pak obdrží pokyny pro instituce využívající služeb NC ORCID. Dokumentace obsahuje také odkaz na dotazník, ve kterém lze uvést kontaktní osobu pro technické záležitosti. Poté bude instituce přidána ke kontaktům NC ORCID a informace budou sdíleny s ORCID, aby bylo možné nastavit přístup ke službám a systémům ORCID.

G6. Jak aktualizovat uvedené kontaktní osoby?

Vzhledem k tomu, že zaměstnanci mohou instituci opustit, změnit pracovní pozici nebo si vzít volno, je důležité při těchto změnách informace aktualizovat. Je to proto, abychom mohli komunikovat se správnými osobami a předejít přerušení komunikace s vaší institucí, neboť v opačném případě by vaše instituce mohla přijít o důležitá oznámení. O případných změnách nás prosím co nejdříve informujte na adrese orcid@techlib.cz.

G7. Jak jsou kontaktní údaje sdíleny?

ORCID zobrazuje seznam organizací využívajících služeb ORCID na svých webových stránkách a uvádí kontaktní osobu na stránce příslušné instituce. Příklad toho, jak se tyto požadované informace zobrazí na webových stránkách ORCID, naleznete zde v záznamu pro VŠE.

Informace, které má ORCID zobrazit, vyplní instituce nejprve prostřednictvím dotazníku zaslaného formou odkazu hlavní kontaktní osobě při zahájení využívání služeb ORCID. Následně jsou informace spravovány prostřednictvím kontaktu mezi NTK a ORCID.

Přehled institucí spolu s kontakty jsou zobrazeny také na stránkách NC ORCID: https://identifikatory.cz/cs/sluzby/nc-orcid/

G8. Nevím, kdo je v naší instituci hlavní kontaktní osobou a kontaktní osobou pro technické záležitosti. Co mám dělat?

Kontaktujte NC ORCID na adrese orcid@techlib.cz.

H. Affiliation Manager

H1. Jaký je význam affiliation-section?

Afiliace je informace o příslušnosti k dan instituci. Na profilu ORCID lze vyplnit následující hodnoty:

zaměstnání
vzdělání
kvalifikace
zvaná pozice
vyznamenání
služba

Více informací k položkám, které jsou součástí sekce Profesionální aktivity (pozvaná pozice, vyznamenání, služba) naleznete na stránkách ORCID.

H2. Jak lze do afiliace zapsat také fakultu a ústav?

Obecně se doporučuje do afiliace (affiliation-section) uvést afiliaci nejvyšší úrovně (univerzita, Akademie věd) a afiliaci nižší úrovně uvést až v sekci department-name. Výsledky VaV mají být spojeny s danou výzkumnou organizací a dává to i větší smysl v mezinárodním kontextu. Další problém je ten, že dílčí součásti univerzity se mohou časem měnit, nicméně univerzita jako taková se zřejmě měnit nebude.

Nicméne Affiliation Manager umožňuje zapsat název organizace ve tvaru, v jakém ji chcete používat, lze tedy uvést podle zvyklostí vaší organizace. Je třeba ale vždy uvést jednoznačný identifikátor organizace. ORCID nejvíce podporuje identifikátor ROR, který je přidělován organizaci vysoké úrovně, tj. s přiměřenou mírou nezávislosti na jiných organizacích. ROR se nezaměřuje na zachycení dílčích součástí dané organizace.

Je tedy možné uvést afiliaci ve tvaru Univerzita: Fakulta a do department-name uvést název ústavu, ale je vhodné pak uvést jednoznačný identifikátor univerzity, aby byly výsledky jednoznačně spojeny s univerzitou.

H3. Jaký e-mail držitele profilu máme zadat?

Musí jít o platnou e-mailovou adresu. Na tuto adresu výzkumník obdrží zprávu týkající se přidání afiliace. Nemusí se jednat o e-mail, který má výzkumník s ORCID spojený.

H4. Co se stane, když zasíláme z AM e-mail výzkumníkům, kteří ještě nemají ORCID iD?

Tito výzkumníci budou po otevření odkazu vyzváni k registraci a vytvoření ORCID iD.

H5. Lze afiliace přidané prostřednictvím AM také mazat? Například při chybném zadání?

Afiliaci byste měli mazat jen v případě, že jste afiliaci zadali omylem. Při chybách v datech (např. nesprávný název organizace, chybné údaje o počátku či konci přidružení) se řeší pomocí úpravy dané informace.

Smazat afiliaci můžete jednotlivě přímo v AM (u každého záznamu je tlačítko Edit a Delete) nebo pomocí CSV. Pro mazádní afiliace pomocí CSV je třeba si z AM nejdříve stáhnout soubor s aktuálními afiliacemi pomocí tlačítka „Request affiliations to edit“. Poté v daném CSV souboru smažte všechna data ve sloupcích A až P, zbyde vám pouze informace o daném iD ve sloupci Q. Upravené CSV poté nahrajte do AM.

H6. Lze zjistit, že majitel profilu smazal afiliaci, kterou jsme mu přidali?

Ano, u dané afiliace vidím status „User deleted from ORCID” – v tom případě je třeba do Member Portalu přidat novou afiliaci.

Pokud majitel profilu zároveň odvolal svolení k práci s jeho profilem (“User revoked permission”), je třeba zažádat o svolení znovu prostřednictvím vygenerovaného odkazu („Request permission links“), nelze použít funkci „Send notifications“.

Více informací o jednotlivých stavech naleznete na stránkách ORCID.

H7. Bude výzkumníkovi, který si naši afiliaci smaže, znovu vyskakovat výzva k přidání afiliace?

Pokud u daného výzkumníka vidím status “User deleted from ORCID”, je třeba do Member Portalu přidat novou afiliaci, pokud vám neodvolal svolení (“User revoked permission”), měla by být na jeho profil přidána. Pokud zároveň i odvolal svolení ke správě profilu, je třeba žádost poslat znovu.

H8. Mohu přes AM editovat afiliaci, kterou si výzkumník uvedl sám?

Ne, organizace může upravovat pouze informace, které na profil sama přidala.

Stránka vytvořena:

23. 11. 2022

Poslední aktualizace:

7. 11. 2024